Livret d'accueil Doctorant - IP Paris

Préparer une période d’études à l’étranger, c’est préparer son budget !
Pour vous aider, consultez le tableau des différentes dé- penses que vous êtes susceptible d’engager sur le cam- pus. Ces montants sont donnés à titre indicatif et basés sur des prix moyens.

Il vous est conseillé de fixer votre budget total à un ni- veau supérieur à celui indiqué ici afin de tenir compte des autres dépenses nécessaires (nourriture, vêtements, etc.), des sorties à Paris et des visites dans la région.

Frais uniques à votre arrivée sur le campus

Frais récurrents à payer pendant votre séjour sur le campus

L'Institut Polytechnique de Paris dispose de quelques logements et colocations dans les résidences situées soit sur le site de l’École polytechnique soit dans des résidences partenaires dans les secteurs de Massy (91), Palaiseau (91), Cachan (94) ou au sein de la résidence partenaire ECLA Campus.

Pour attribuer ces quelques logements, l'Institut applique une politique d’attribution qui donne priorité (dans l’ordre suivant) :

• Aux étudiants admis en PhD Track
• Aux étudiants boursiers
• Aux étudiants étrangers primo-arrivants sur le sol français.

Attention : les étudiants ayant un logement attribué par l’Institut n'auront pas la possibilité de choisir le lieu de résidence ni entre un studio simple ou en colocation. Il n’y aura pas d’attribution systématique.

L’Institut Polytechnique de Paris disposant d’un nombre limité de logements, nous vous conseillons vivement de chercher des solutions alternatives exposées sur cette page ou sur notre site internet.

Votre demande de logement ne pourra être traitée qu’après la validation de votre dossier d’inscription et le règlement de vos frais de scolarité.
Aucune demande de logement ne sera traitée en cas de dossier d’inscription non validé par l’équipe des admissions de l’Institut Polytechnique de Paris.

En savoir plus 

Visa étudiant long séjour / Visa passeport talent chercheur

• Si vous êtes citoyen de l’un des 27 pays de l’UE, d’Islande, du Liechtenstein, de Norvège ou de Suisse, vous n’avez pas besoin de visa pour venir étudier en France.

• Si vous n’êtes pas citoyen de l’un des 27 pays de l’UE, d’Islande, du Liechtenstein, de Norvège ou de Suisse, vous devez solliciter un visa étudiant long séjour valant titre de séjour, soit le VLS-TS.

Ce visa vous autorise à rester en France pendant un an sans demander de titre de séjour. Il devra être validé par l’OFII (l’Office français d’immigration et d’intégration) dans les trois premiers mois après votre arrivée en France sur ce site.

Demande de visa

Trouvez votre espace Campus France grâce à ce lien. Les espaces Campus France vous accueillent et vous accompagnent dans vos démarches.

Le site internet de Campus France regorge de ressources et d’informations utiles pour préparer votre séjour en France pour études.

• Si vous résidez dans l’un des 67 pays relevant de la procédure Études en France, vous devez créer un compte sur la plateforme Etude en France en y indiquant votre établissement (en l’occurrence l’Institut Polytechnique de Paris) et le programme dans lequel vous êtes admis puis y déposer les documents demandés qui seront vérifiés par Campus France avant de pouvoir soumettre votre demande de visa aux autorités consulaires.
  Pour s'assurer que votre pays fasse bien parti des 67 relevant de la procédure Études en France, rendez-vous sur ce lien.

• Pour tous les autre pays sans procédure Etudes en France, vous ferez votre demande de visa directement auprès des autorités consulaires françaises de votre pays. Vous trouverez toutes les informations nécessaires sur ce site et le contact de l’ambassade ou du consulat ici.

Visa long séjour (VSL) mention "passeport talent-chercheur"

Le visa long séjour (VLS) mention “passeport talent – chercheur” permet aux titulaires d’un diplôme de niveau au master de séjourner en France pour mener des travaux de recherche ou pour dispenser un enseignement de niveau universitaire dans le cadre d’une convention d’accueil.

La convention d'accueil est un document administratif qui précise la nature et la durée des travaux confiés au chercheur ou au doctorant. Y sont également précisées les ressources, les conditions d’hébergement et la couverture médicale dont jouit le bénéficiaire.

La convention d’accueil doit être adressée par l’établissement d'accueil à son bénéficiaire. Le chercheur ou doctorant doit ensuite la faire viser par les autorités consulaires de son pays de résidence au moment de sa demande de visa. Cette procédure s’applique si le chercheur ou doctorant est salarié pour conduire des travaux de recherche ou donner des cours, et ce quelle que soit la nature de son contrat de travail : contrat doctoral, convention industrielle de formation par la recherche (CIFRE) ou autres.

Le VLS "passeport talent – chercheur" est réservé aux doctorants, aux chercheurs et aux enseignants-chercheurs.

Les conjoints et les enfants mineurs du détenteur d’un VLS "passeport talent – chercheur" peuvent bénéficier de la procédure simplifiée de "famille accompagnante" et rejoindre la France sans faire une procédure de regroupement familial.

Les ressortissants d’un pays de l’Union européenne, de l’Espace économique européen, de Suisse ou de Roumanie n’ont pas besoin d’obtenir de convention d’accueil. Il en va de même pour les doctorants algériens dont la situation est régie par les accords franco-algériens du 27 décembre 1968.

Pour un séjour de moins de 12 mois, vous disposez d’un visa valant titre de séjour, appelé VLS-TS "passeport talent – chercheur". Il est valable un an. Dans les trois mois qui suivent votre arrivée en France, vous devez valider votre visa en ligne ici.

Pour un séjour de 12 mois ou plus, vous disposez dans un premier temps d’un simple visa "passeport talent-chercheur". Il est valable trois mois et ne vaut pas titre de séjour. Dans les deux mois qui suivent votre arrivée en France, vous devez vous rendre en préfecture pour demander votre carte de séjour pluriannuelle mention "passeport talent-chercheur". Elle est valable pour une durée identique à celle de la convention d'accueil, dans une limite de 4 ans.

Convention de séjour de recherche

Cette convention est conclue entre l’établissement d’accueil et la personne accueillie.

Elle permet d’améliorer l’accueil des doctorants boursiers et d’obtenir un cadre accompagné d’une convention d’accueil – loi de reprogrammation de la Recherche.

Vos contacts dans les écoles

Pour les démarches de titres de séjour, n'hésitez pas à demander conseil auprès de vos référents école sur le sujet

Demande de naturalisation

Si vous souhaitez faire une demande de naturalisation, cette démarche sera à entreprendre à titre individuel.
Une lettre de recommandation / soutien pourra vous être transmise par votre directeur de thèse.

Plus d’informations

Assurance maladie

Veuillez noter que l’affiliation à la sécurité sociale est obligatoire en France lorsque vous vous inscrivez dans un établissement d’enseignement supérieur.

Sauf pour :

• Les étudiants venant de l’un des 27 pays de l’UE, d’Islande, du Liechtenstein, de Norvège ou de Suisse, déjà inscrits auprès d’une caisse d’assurance maladie nationale et possédant une carte européenne d’assurance maladie. Cette carte est gratuite et vous permettra d’accéder aux soins de santé publique pendant votre séjour en France dans les mêmes conditions et au même coût que dans votre pays.

• Les étudiants du Québec sont dispensés de l’affiliation à la sécurité sociale sur présentation du formulaire #SE401Q106.

L’affiliation à la sécurité sociale s’effectue au moment de votre arrivée en France sur ce site internet.

Cas des doctorants étrangers non immatriculés en France

Lors de votre arrivée à l’école doctorale, le service “ressources humaines” de votre école où se situe votre laboratoire procède à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) qui déclenche l’ouverture des droits à l’assurance maladie.

Cette démarche est faite pour vous sur un portail en ligne.

En parallèle, le doctorant doit remplir le formulaire CERFA 15763*01 pour transmettre ses informations personnelles à l’assurance maladie.

Des pièces vous seront demandées :

• Un RIB
• Une adresse en France
• Un passeport et titre de séjour si hors union européenne
• Une copie de l'acte de naissance avec filiation en langue originale et traduite par un traducteur figurant sur les listes des juridictions françaises (Cour d'appel, Cour de Cassation, Tribunal de Grande Instance) ou Ambassade ou consulat en France.

En général, il faut environ 3 à 6 mois pour que le salarié obtienne un numéro provisoire.

Cas des doctorants ayant une bourse CSC

La bourse CSC n’englobe pas de couverture sociale. Pour bénéficier de l’assurance maladie, il faudra remplir le formulaire CERFA 15763*01 d’ouverture de droits.
Cette demande ne peut être faite que par le doctorant.

Notre partenaire Science Accueil peut également vous aider dans vos démarches : logement, démarches administratives, etc...
Site en français ou anglais au choix.

La souscription à une mutuelle est fortement recommandée

Pour une meilleure couverture des frais médicaux, vous pouvez compléter l'assurance maladie de base de la sécurité sociale française par une assurance maladie complémentaire appelée mutuelle. La souscription d'une mutuelle n'est pas obligatoire mais fortement recommandée.

Exemples de mutuelles/assurances pour étudiants :

• Heyme est à partir de 13€/an
• LMDE est à partir de 17€/an
• SMERRA propose ses services à partir de 16€/an
• SMENO propose ses services à partir de 20€/an

La mutuelle Heyme propose pour les étudiants d'IP Paris de code promotionnel : 
le code 3SUMMER15 valable jusqu'au 31 juillet 2023 donne -15% 
le code 91EP valable jusqu'au 31 décembre 2023 donne -10%

Au sein de Télécom Paris et de Télécom SudParis, vous pouvez adhérer à la mutuelle Harmonie Fonction Publique (qui dispose également d’une prévoyance).
Le doctorant doit être immatriculé à la sécurité sociale (ou disposer à minima d’un numéro provisoire).

La souscription à une assurance responsabilité civile est quant à elle obligatoire.

La responsabilité civile est une assurance qui couvre les dispositions du droit civil. Les polices d'assurance responsabilité civile prennent en charge les dommages que vous pouvez causer à autrui ou à ses biens. Les étudiants inscrits dans les établissements d'enseignement supérieur français doivent obligatoirement souscrire une assurance responsabilité civile pour leurs études (y compris les stages). Elle peut être incluse dans différentes formules d'assurance (assurance bancaire, assurance habitation, assurance automobile, mutuelle).

L’Institut Polytechnique de Paris, soucieux de vous rendre service dès votre arrivée sur le campus, a pris contact avec quelques banques françaises pour qu’elles vous proposent leurs services bancaires et vous offrent quelques services à prix négociés.

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Pour les petites et grandes faims, il existe plusieurs lieux de restauration à travers le campus ainsi qu'un certain nombre de services de proximité. 

Quelques bonnes adresses pour consommer local et responsable sur le site internet Paris Saclay.

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Les bibliothèques du réseau de l’Institut Polytechnique de Paris offrent aux étudiants et au personnel un accès gratuit et illimité à leurs espaces et à leurs collections imprimées.

Vous trouverez ci-dessous l’ensemble des bibliothèques membres de l’Institut Polytechnique de Paris et leurs modalités d’accès.

• Ecole Polytechnique
• ENSAE Paris
• ENSTA Paris
• Télécom Paris
• Télécom SudParis (Evry) 
• HEC Paris (Jouy-en-Josas)

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Le Centre international de langue et culture françaises de l’Institut Polytechnique de Paris a pour objectif de promouvoir l’excellence pour tous les internationaux arrivant sur notre campus, dans tous les aspects de leur expérience de la langue et de la culture françaises et francophones.

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Les étudiants internationaux ont la possibilité de suivre des cours de Français Langue Etrangère.

La Contribution de vie étudiante et de campus (CVEC), collectée par les Centres régionaux des œuvres universitaires et scolaires (Crous), a été créée en 2018 dans le but d’améliorer la qualité de la vie étudiante et de campus au sein des établissements d’enseignement supérieur. D'un montant de 100€, elle concerne les étudiants inscrits en formation initiale dans un établissement d'enseignement supérieur en France.

La somme des CVEC collectées par les Crous est répartie ensuite entre les établissements de l’enseignement supérieur et les Crous pour financer des actions qui serviront à la vie étudiante et de campus.

Ainsi la CVEC permet de créer, consolider et renforcer différents services, au sein de l’Institut Polytechnique de Paris, votre établissement, et le Crous de Versailles.
La CVEC est disponible pour mettre en place des actions de natures diverses à destination des étudiants :

• Promouvoir la santé des étudiants en facilitant l’accès aux soins et réinventer la politique de prévention sur le campus

• Favoriser l'accompagnement social des étudiants à travers le soutien social ponctuel, le soutien logistique et financier des associations étudiantes, ... 

• Soutenir les initiatives étudiantes en finançant des projets portés par les associations étudiantes

• Développer la pratique sportive sur le campus avec plus d’activités sportives, un élargissement des horaires d’ouvertures, le développement d’une offre complémentaire à l’offre sportive telle que le bien-être par exemple

• Faire vivre l’art et la culture à IP Paris en lien avec le Crous de Versailles pour un accès à des concerts, des expos, des manifestations culturelles et à des ateliers de pratique artistique tout au long de l'année

• Améliorer l’accueil des étudiants en développant des actions d’accompagnement sur le campus, aménagements et installations pour améliorer le quotidien, actions autour de la citoyenneté etc.

Ces actions finançables par la CVEC peuvent être :

• Menées par les services qui s’occupent de la vie étudiante et de campus dans les établissements de l’enseignement supérieur

• Coordonnées par les associations étudiantes.

Chaque année universitaire, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche définit une thématique prioritaire.
Ces dernières années, la prévention au service de la santé des étudiants a été retenue comme thème principal avec différents champs d’action dans le domaine de la santé :

• Prévention des phénomènes d’alcoolisation des étudiants

• Soutien à la santé mentale, la santé sexuelle et aide au sevrage tabagique 

• Amélioration de l’accès aux soins des étudiants 

• Formation aux premiers secours.

L’Institut Polytechnique de Paris a mis en place un comité pour gérer l’utilisation de la CVEC.
Parmi les membres, on compte notamment le BDE IP Paris.

Le Pôle de Santé de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris) accueille les étudiants de l’IP Paris.
L'équipe du Pôle de Santé se tient à votre disposition pour vous aider à mener à bien vos études et votre travail dans les meilleures conditions physiques, psychiques et sociales.

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Proches du campus, différentes professionnels peuvent vous recevoir au sein de diverses structures.

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La pratique du sport est encouragée et facilitée au sein d’IP Paris.
Elle permet de développer outre les qualités physiques, celles d’esprit d’équipe, de persévérance, et de dépassement de soi.

Vous pouvez pratiquer de nombreux sports : tennis, équitation, football, volley- ball, danse, natation... au sein des nombreuses installations sportives couvertes et en plein air.

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Indispensables au bon déroulement de la vie en communauté, les engagements associatifs, artistiques et sportifs des étudiants des cinq écoles membres font vibrer le campus de l’Institut Polytechnique de Paris tous les jours. 

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Votre carte étudiante

Chaque étudiant reçoit pour l’année universitaire sa carte d’étudiant. Elle vous permet de :

• Accéder à l’ensemble des bâtiments du campus de Palaiseau
• Payer vos repas au restaurant universitaire via votre compte Izly

Elle est à retirer auprès de votre école pédagogique, école dans laquelle vous poursuivez votre doctorat.

Télécom SudParis fournit également un badge aux doctorants.
Le badge « navette » fourni par Télécom SudParis n’est utile que pour la navette gratuite qui relie Paris porte d’Orléans à Palaiseau.

La carte étudiant de Télécom Paris permet d’accéder aux repas des restaurants universitaires (CROUS) et aux avantages liés à la carte ISIC.

Votre compte informatique et le Help Desk

A la rentrée universitaire, chaque étudiant dispose d’un compte informatique de l’école où se situe votre laboratoire. Elle vous permettra d’accéder à tous les services.

Si vous rencontrez une difficulté, merci de contacter le help desk de votre école pédagogique :

Pour Télécom Paris, Florence Besnard est votre contact pour la gestion des comptes informatiques et leurs prolongations.

Votre contrat doctoral

Pour obtenir votre contrat doctoral, vos interlocuteurs sont le chargé RH du laboratoire et/ou le chargé RH de l’école.

Pour la prise de congés, il vous faut vous rapprocher de votre directeur de thèse et utiliser l’appli dédiée :

Vos activités complémentaires

Vous avez la possibilité d’effectuer des activités complémentaires qui ne doivent pas excéder 64h équivalent TP/TD par année scolaire.

Pour plus de renseignements sur le sujet, merci de vous rapprocher de votre école et de la direction de votre laboratoire :

Vos ordres de mission

Vos ordres de mission sont à valider au sein de votre laboratoire ou département.

Impôts

Depuis le 1er janvier 2019, les impôts sont prélevés à la source.

Pour les premiers salaires que vous toucherez dans le cadre de votre doctorat, le taux appliqué sera le taux neutre sauf contraintes personnelles à appliquer par l’Administration.
Ce taux sera réajusté suite à votre déclaration de revenus en N+1 ou en cours d’année si vous en faites la demande à l’Administration.

Formation doctorale

Outre la formation par la recherche, personnalisée, qui s’acquiert dans l’exercice de la recherche au sein de l’unité de recherche, la formation doctorale comprend également la participation à des formations collectives destinées : 

• À conforter la culture scientifique des doctorants, notamment dans leur domaine scientifique ;
• À préparer leur insertion professionnelle ou leur poursuite de carrière dans le secteur public comme dans le secteur privé ;
• À favoriser leur ouverture internationale.

Ces formations sont de trois types : scientifique, linguistique, transverse ; cette dernière incluant l’éthique et l’intégrité scientifique qui fait partie des obligations de formation pour tous les doctorants, en application de l’arrêté du 25 mai 2016 sur le doctorat.
Chaque doctorant devra suivre sur la durée de sa thèse au minimum 100 heures de formations.

Par ailleurs, un test de langue anglaise devra être fourni ou sera effectué lors de l’entrée en doctorat et les doctorants n’ayant pas le niveau requis devront suivre des cours d’anglais jusqu’à obtention de ce niveau (comptabilisés pour 20h maximum).

Les 100 heures minimales sont réparties comme suit : 

• 40 à 60 h de formation scientifique dont 20h d’ouverture (hors de son sujet de thèse) 
• 40 à 60 h de formation transverse, comprenant, entre autres, une formation à l’éthique et l’intégrité scientifique 
• 0 à 20 h de formation en langue

Ces formations doivent aider le doctorant d’une part à être plus efficace dans son projet doctoral et d’autre part à préparer son futur professionnel.

Le choix des formations devra se faire en direction de ces deux objectifs et pourra s’appuyer sur le conseil avisé du directeur de thèse.

L’obligation de 100 h de formations pourra être réduite dans les cas suivants : 

• Cotutelle : l’obligation sera réduite de moitié mais le doctorant sera poussé à réaliser la moitié restante dans son université étrangère d’accueil lorsque cela sera possible 
• Thèse en convention CIFRE ou se déroulant de manière significative en milieu entreprise : pas d’obligation de formation transverse mais 60h à faire soit totalement en formation scientifique, soit 40h (minimum) en scientifique et 20h (maximum) en langue
• Investissement associatif : un investissement démontré dans des associations de docteurs ou d’autres associations d’intérêt général sera valorisé via une diminution de 5h des exigences en formation transverse, par année d’investissement 
• Monitorat : diminution de 10h par bloc de 64h d'enseignement (ou au prorata), limitée à 30h au total

Les formations transverses et en langue seront décrites et annoncées sous forme d’un catalogue sur ADUM.

L’inscription se fera également via ADUM.

Pour les formations hors catalogue et notamment les formations scientifiques (écoles thématiques, modules de master, cycle de conférences ou séminaires…), la validation n’est pas automatique mais pourra être obtenue par demande préalable auprès du responsable de domaine. La prise en compte sera effectuée sous réserve de fourniture d’un certificat d’assiduité, à télécharger par le doctorant sur ADUM.

Mini-soutenance

Une « mini-soutenance » est organisée à mi-parcours de la thèse (soit à 18 mois après l’inscription pour une durée nominale de 36 mois).

La fourniture du rapport du comité de suivi est un préalable à l’inscription en deuxième année si la première inscription a eu lieu antérieurement au 1er mars de l’année civile N-1 (durée nominale de 36 mois), et dans tous les cas à l’inscription en troisième année si ce rapport n’a pas été fourni pour l’inscription en deuxième année.

La mini-soutenance est organisée sous la responsabilité et à l’initiative du directeur de thèse.

Ses modalités sont les suivantes : 

• Fourniture par le doctorant, deux semaines avant la mini-soutenance, d’un manuscrit (15 pages maximum tout compris) introduisant le sujet, les travaux réalisés et les résultats obtenus ainsi que les perspectives d’avancement jusqu’à la soutenance (12 pages maximum), et une liste de l’ensemble des communications et publications éventuelles, ainsi qu’un CV ; 
• Fourniture par le doctorant, deux semaines avant la mini-soutenance, de son projet professionnel et des formations suivies et prévisionnelles, ainsi que du formulaire de rapport du comité pré-rempli avec les données ; 
• Présentation (20-25’ suivie de questions-réponses) devant les deux membres extérieurs du comité de suivi, dont l’un est désigné président, suivi séparément d’un entretien de ces membres avec le directeur de thèse seul et d’un entretien de ces membres avec le doctorant seul ; 
• Fourniture au responsable de domaine d’un rapport consensuel par les deux membres extérieurs du comité de suivi, signé par le président. Celui-ci sera ensuite communiqué par l’ED au doctorant et au directeur de thèse, qui pourra éventuellement y porter ses commentaires.

Chaque école dispose de référents sur la thématique handicap.
Si vous avez des questions ou besoin d’informations, n’hésitez pas à contacter le référent de votre école.

Si vous ne savez pas à qui vous adresser, n’hésitez pas à écrire à l’adresse générique.

Acteur majeur de la société, le monde de l’enseignement supérieur et de la recherche est concerné par la question de l’égalité entre les femmes et les hommes. Nous sommes conscients que comme tout établissement d’enseignement supérieur et de recherche, nous ne sommes à l’abri ni des discriminations, ni du harcèlement, tant pour les personnels que pour les élèves.

Ainsi, chacune des écoles membres de l’Institut est signataire de la Charte pour l'égalité femmes-hommes de la Conférence des Grandes Ecoles. Le texte de la Charte affirme que l’égalité des femmes et des hommes est un droit fondamental pour toutes et tous, et constitue une valeur capitale pour la démocratie.

Elle engage à agir principalement dans trois domaines :

• Mettre en œuvre l’égalité femmes-hommes

• Sensibiliser les étudiantes et étudiants à l’égalité femmes-hommes et à la question du genre

• développer une politique d’attractivité vers l’amont et notamment auprès des étudiantes et étudiants. 

La lutte contre les inégalités entre femmes et hommes commence à porter ses fruits et l’Institut entend s’inscrire volontairement et durablement dans cette démarche.

Pour cela, chaque école a nommé des référents égalité femmes-hommes chargés du plan d’action égalité femmes-hommes et de la prévention contre les violences sexistes et sexuelles. Ces référents ont également mis en place des instances à votre service sur le campus et au sein des Écoles-membres.

Afin de libérer la parole et d’accompagner les victimes, en complément de la nomination des référents égalité femmes–hommes, ont également été mis en place :

• Des actions de sensibilisation auprès de chaque étudiant,

• Une plateforme de signalement disponible 24h/24 et 7 jours sur 7 permettant la prise en charge, par la cellule d’écoute, de tous signalements, incluant les violences sexuelles et sexistes, le harcèlement (moral ou sexuel) et toutes formes de discrimination,

• Une cellule d’écoute pour toute forme de violence sexiste et sexuelle

Si vous avez un doute sur l’interlocuteur auquel vous adresser, n’hésitez pas à écrire à notre adresse mail dédiée à IP Paris ou à votre responsable vie étudiante

L’Institut Polytechnique de Paris est un institut divers et ouvert, qui se doit d’être intransigeant quant au respect des valeurs d’inclusion de toutes les sensibilités, au respect des personnes et de la dignité humaine.

Pour toutes vos questions hors questions ou besoins pédagogiques, contactez Delphine Duprat - responsable vie étudiante IP Paris

Si vous rencontrez des difficultés, des problèmes ou avez des questions sur la vie sur le campus (et auxquelles ce livret n’a pas répondu), n’hésitez pas à la contacter.
Elle mettra tout en œuvre pour vous aider afin que votre vie étudiante soit riche et épanouie